AI analizuje spotkania online i tworzy ustrukturyzowane notatki w CRM

Automatyczna analiza rozmów z wykorzystaniem AI

Dla firmy prowadzącej dużą liczbę rozmów biznesowych stworzyliśmy system, który łączy transkrypcje spotkań, sztuczną inteligencję, przechowywanie dokumentów i HubSpot CRM w jeden spójny proces.

Rozwiązanie automatycznie rejestruje przeanalizowane rozmowy w CRM, pozwala użytkownikowi wybrać właściwe spotkanie, a następnie wykorzystuje AI do przygotowania uporządkowanych danych i wstępnego uzupełnienia formularza.

Zamiast ręcznego przeglądania transkrypcji i przepisywania informacji zespół otrzymuje gotowy materiał do szybkiej weryfikacji.

Wyzwanie

Po każdej rozmowie zespół musiał wykonać kilka powtarzalnych czynności:

• odnaleźć nagranie lub transkrypcję,
• przypisać rozmowę do właściwego kontaktu,
• przeanalizować jej treść innym promptem w zależności od typu spotkania,
• wyciągnąć najważniejsze informacje,
• przenieść dane do odpowiedniego formularza,
• zapisać wyniki w CRM.

Proces zajmował czas i wymagał ciągłego przełączania się pomiędzy różnymi narzędziami. Przy większej liczbie spotkań rosło również ryzyko pominięcia rozmowy, utworzenia duplikatu albo przypisania informacji do niewłaściwego rekordu.

Rozwiązanie

Zaprojektowaliśmy automatyczny przepływ danych łączący Fireflies.ai, Google Drive, HubSpot oraz model AI.

System cyklicznie wykrywa nowe rozmowy i sprawdza, czy zostały już zarejestrowane. Następnie rozpoznaje właściwy kontakt oraz właściciela rekordu, zapisuje informacje o spotkaniu w CRM i tworzy powiązanie ze źródłową transkrypcją.

Bezpośrednio z poziomu HubSpot użytkownik może wyświetlić rozmowy przypisane do danego kontaktu i wybrać tę, którą chce przeanalizować.

Po uruchomieniu analizy system:

1. weryfikuje, czy wybrana rozmowa należy do właściwego kontaktu,
2. pobiera dokument z transkrypcją z Google Drive,
3. odczytuje i porządkuje jego treść,
4. przekazuje materiał do modelu AI,
5. zamienia wypowiedzi z rozmowy w ustrukturyzowane dane,
6. otwiera formularz z automatycznie przygotowaną zawartością.

Użytkownik zachowuje kontrolę nad procesem - może sprawdzić wyniki przed ich zatwierdzeniem. Wygenerowane treści ma w formularzu, który musi dodatkowo uzupełnić wymaganymi w procesie firmowym informacjami.

AI, które pracuje na faktach

Model został skonfigurowany tak, aby korzystać wyłącznie z informacji znajdujących się w transkrypcji.

Jeśli rozmowa nie zawiera wystarczających danych, system nie uzupełnia braków własnymi przypuszczeniami. Dzięki temu wynik analizy pozostaje oparty na rzeczywistej treści spotkania, a użytkownik łatwo rozpoznaje elementy wymagające dodatkowej weryfikacji.

Odpowiedzi są generowane w jednolitym, biznesowym formacie, niezależnie od długości rozmowy oraz sposobu prowadzenia spotkania.

Dlaczego nie użyliśmy gotowej integracji dostępnej bezpośrednio w HubSpot?

W HubSpot Marketplace znajdziemy wiele gotowych integracji z narzędziami do rejestracji i analizy spotkań np. Fireflies.

Wiele z tych gotowych integracji wspiera podstawowe procesy biznesowe, jednak dla złożonych scenariuszy są niewystarczające.

1. Kluczowym założeniem było umieszczenie całego procesu w narzędziu, z którego zespół korzysta na co dzień. “Bez wychodzenia z HubSpot”

Dlatego w HubSpot powstał dedykowany panel, który pozwala:

• pobrać rozmowy powiązane z kontaktem,
• wybrać właściwą wersję spotkania,
• uruchomić analizę AI,
• przejść do wstępnie uzupełnionego formularza,
• zachować powiązanie pomiędzy kontaktem, rozmową i wynikiem analizy.

Zespół nie musi przeszukiwać folderów ani ręcznie przenosić danych pomiędzy aplikacjami.

2. Bezpieczeństwo i kontrola jakości

W procesie zastosowaliśmy dodatkowe mechanizmy kontrolne:

• wykrywanie i pomijanie duplikatów,
• weryfikację powiązania rozmowy z kontaktem,
• automatyczne ustalanie właściciela rekordu,
• kontrolę poprawności identyfikatorów,
• ograniczenie analizy do treści dokumentu źródłowego,
• obsługę brakujących plików i niekompletnych danych,
• rejestrowanie przebiegu operacji i błędów,
• pozostawienie finalnej decyzji użytkownikowi.

Automatyzacja przyspiesza pracę, ale nie odbiera zespołowi kontroli nad informacjami trafiającymi do CRM.

3. Co odróżnia to rozwiązanie od standardowej integracji - podsumowanie

Natywna integracja Fireflies z HubSpot dobrze sprawdza się przy standardowym przesyłaniu notatek, podsumowań, zadań i danych ze spotkań do CRM.

W tym wdrożeniu Fireflies jest jednak tylko jednym z elementów znacznie szerszego procesu. System rozpoznaje kategorię rozmowy na podstawie oznaczeń spotkania zapisanych w HubSpot, a następnie automatycznie dobiera odpowiedni scenariusz analizy oraz dedykowany prompt AI.

Dzięki temu każde spotkanie jest sprawdzane według właściwych dla jego celu reguł, kontekstu i oczekiwanego rezultatu, zamiast być analizowane za pomocą jednego, uniwersalnego podsumowania.

Rozwiązanie identyfikuje również właściwy rekord i jego właściciela, kontroluje duplikaty i powiązania, obsługuje niestandardowe obiekty oraz pozwala użytkownikowi wybrać konkretną rozmowę bezpośrednio w HubSpot.

Następnie pobiera dokument źródłowy z Google Drive i przygotowuje dedykowany formularz do weryfikacji. Nie jest to więc gotowy konektor synchronizujący dane, lecz kompletna aplikacja procesowa, która łączy kilka systemów i odwzorowuje indywidualny sposób pracy organizacji.

Efekt wdrożenia

Powstał spójny proces prowadzący od zakończenia rozmowy do gotowych, uporządkowanych danych.

Rozwiązanie:

• ogranicza ręczne przeglądanie transkrypcji,
• eliminuje wielokrotne przepisywanie tych samych informacji,
• porządkuje sposób dokumentowania rozmów,
• zmniejsza ryzyko pomyłek i pominięć,
• pozwala szybciej aktualizować dane w CRM,
• zapewnia jednolity standard analizy,
• umożliwia obsługę rosnącej liczby spotkań bez proporcjonalnego zwiększania pracy operacyjnej.

Zespół może poświęcić więcej czasu na pracę z klientem i podejmowanie decyzji, zamiast na wykonywanie powtarzalnych czynności administracyjnych.

Wykorzystane technologie

• HubSpot CRM i UI Extensions
• Fireflies.ai
• Google Drive
• modele językowe AI
• Python i React
• automatyczne workflow oraz API

Automatyzacja dopasowana do istniejącego procesu

Nie zastępowaliśmy narzędzi, które zespół już znał. Połączyliśmy je w jeden proces i dodaliśmy warstwę AI tam, gdzie mogła przynieść największą wartość.

Standaryzacja notatek i podsumowań to w dużych organizacjach ważny element procesu. Dzięki wykorzystaniu formularzy HubSpot z dokładnie ustrukturyzowanymi rezultatami spotkań zespół dokładnie wie gdzie szukać kluczowych informacji.

Rozwiązanie stało się naturalnym elementem codziennej pracy - dostępnym bezpośrednio w CRM i dopasowanym do sposobu działania organizacji.

Chcesz automatycznie zamieniać rozmowy w uporządkowane dane?

W Velmanta projektujemy automatyzacje AI, które łączą rozmowy, dokumenty, formularze i systemy CRM. Budujemy rozwiązania dopasowane do istniejących procesów, dzięki czemu zespoły mogą pracować szybciej bez wdrażania kolejnego oderwanego narzędzia.