Wzbogacanie kontaktów i firm w HubSpot używając BizRaport i AI

Wyzwanie

W wielu organizacjach HubSpot jest centralnym miejscem pracy zespołu sprzedaży, ale jakość danych w CRM zależy od tego, ile informacji ktoś wcześniej ręcznie wprowadził.

Na rekordzie kontaktu często znajdują się tylko podstawowe dane: imię, nazwisko, e-mail, nazwa firmy czy branża. Tymczasem przed rozmową biznesową przydatne są także informacje o skali działalności firmy, przychodach, EBITDA, strukturze właścicielskiej, udziałowcach czy powiązanych podmiotach.

Zdobycie tych danych oznacza zwykle przechodzenie pomiędzy wyszukiwarką, stronami firm, LinkedInem, rejestrami i zewnętrznymi bazami danych, a następnie ręczne przepisywanie informacji do CRM.

Celem projektu było przeniesienie całego tego procesu bezpośrednio do HubSpot.

Rozwiązanie

Stworzyliśmy rozszerzenie HubSpot, które pozwala rozpocząć analizę bezpośrednio z rekordu kontaktu.

Na karcie kontaktu pojawia się przycisk „Analiza AI kontaktu”. Po jego kliknięciu otwierany jest dedykowany panel analityczny, który otrzymuje dane znajdujące się już w CRM, m.in. imię i nazwisko, e-mail, nazwę firmy oraz branżę.

Użytkownik nie musi opuszczać HubSpot ani ręcznie kopiować danych pomiędzy systemami.

1. Analiza kontaktu bezpośrednio z HubSpot

Pierwszym etapem procesu jest identyfikacja osoby.

System wykorzystuje dane z rekordu HubSpot, aby upewnić się, że znalezione informacje dotyczą właściwego kontaktu. Analiza bierze pod uwagę m.in.:

• imię i nazwisko,
• firmę,
• domenę e-mail,
• stanowisko,
• branżę,
• lokalizację.

Dopiero po identyfikacji osoby wykonywany jest dalszy research biznesowy.

System może wyszukać m.in.:

• numer telefonu,
• zawodowy adres e-mail,
• miejscowość,
• aktualną nazwę firmy,
• NIP,
• skalę biznesu,
• typ branży,
• specjalizację firmy,
• stronę internetową,
• profil LinkedIn,
• publiczny kontakt do asystenta, sekretariatu lub biura zarządu.

Każde pole posiada informację o poziomie pewności oraz może zawierać źródła, na podstawie których dana informacja została potwierdzona.

2. Porównanie wyników z aktualnymi danymi w CRM

Wynik analizy nie jest automatycznie zapisywany do HubSpot.

Użytkownik widzi jednocześnie:

• dane znalezione podczas analizy,
• poziom pewności,
• dodatkową informację o źródle,
• aktualną wartość znajdującą się już w HubSpot.

Dzięki temu można szybko porównać obecne dane CRM z wynikiem analizy i zdecydować, które informacje rzeczywiście powinny zostać zapisane.

Użytkownik zaznacza konkretne pola, które chce zaktualizować, i dopiero wtedy zapisuje je do HubSpot.

Dodatkowo rozwiązanie chroni istniejące informacje. Przykładowo, jeżeli kontakt posiada już adres e-mail, system nie zastępuje go automatycznie adresem znalezionym podczas researchu.

3. Od znalezienia NIP-u do pełnych danych o firmie

Szczególnie istotnym elementem analizy jest znalezienie numeru NIP.

Jeżeli system zidentyfikuje NIP firmy, użytkownik może uruchomić kolejny etap procesu i pobrać dane z BizRaport.

Dzięki temu analiza kontaktu staje się punktem wejścia do dalszego wzbogacania danych całej firmy.

Panel umożliwia pobranie z BizRaport dodatkowych informacji związanych z firmą i strukturą właścicielską.

4. Automatyczne utworzenie firmy w HubSpot

Jeżeli firma powiązana z analizowanym kontaktem nie istnieje jeszcze w CRM, system może utworzyć jej rekord automatycznie na podstawie numeru NIP.

Nowa firma zostaje od razu połączona z analizowanym kontaktem.

W praktyce oznacza to przejście od prostego wpisu na kontakcie:

„Jan Kowalski — firma XYZ”

do prawidłowej struktury CRM:

Kontakt → powiązany rekord firmy → pełne dane biznesowe

bez ręcznego tworzenia firmy i kopiowania danych.

5. Wzbogacenie firmy danymi z BizRaport

Po odnalezieniu lub utworzeniu firmy system może pobrać jej dane biznesowe i zapisać je bezpośrednio do właściwości HubSpot.

Wśród przetwarzanych informacji znajdują się m.in.:

• adres,
• branża,
• przychody,
• zysk netto,
• koszty,
• EBITDA,
• ryzyko upadłości,
• liczba udziałowców,
• lista udziałowców,
• kapitał zakładowy,
• wartość udziałów,
• historia przychodów,
• historia zysku i straty,
• powiązania z innymi podmiotami.

Dane finansowe są pobierane w taki sposób, aby wykorzystywać najnowsze dostępne wartości. System może również przeanalizować powiązane organizacje i pobrać dla nich podstawowe informacje finansowe.

6. Dedykowana karta BizRaport na rekordzie firmy

Same właściwości CRM nie zawsze są najlepszym sposobem prezentowania większej liczby danych.

Dlatego przygotowaliśmy dedykowaną kartę BizRaport działającą bezpośrednio w HubSpot.

Na rekordzie firmy użytkownik może zobaczyć najważniejsze informacje biznesowe w jednym miejscu.

Dane finansowe

Karta prezentuje m.in.:

• przychód,
• zysk,
• koszty,
• EBITDA.

Wyniki firmy w czasie

Historyczne dane dotyczące przychodów oraz zysku lub straty prezentowane są również na wykresie.

Dzięki temu użytkownik może nie tylko zobaczyć aktualną wartość, ale również szybko ocenić kierunek zmian wyników finansowych firmy.

Struktura właścicielska

Na karcie dostępne są również informacje o udziałowcach.

System prezentuje:

• liczbę udziałowców,
• nazwę udziałowca,
• procent udziałów,
• wartość udziałów.

7. Dane BizRaport również na kontakcie

Cały kontekst biznesowy nie jest dostępny wyłącznie z poziomu rekordu firmy.

Karta działa również na rekordzie kontaktu.

Dzięki temu osoba pracująca z klientem może zobaczyć informacje dotyczące jego głównej firmy bez konieczności przechodzenia pomiędzy kolejnymi rekordami w CRM.

Jeżeli kontakt jest powiązany z większą liczbą firm, rozwiązanie może prezentować również dane dotyczące pozostałych podmiotów.

Dla takich firm dostępne mogą być m.in.:

• nazwa,
• branża,
• przychody,
• koszty,
• zysk.

System może również prezentować zagregowane informacje dotyczące całego zestawu powiązanych przedsiębiorstw, np. łączny przychód.

Dzięki temu HubSpot pokazuje nie tylko jedną firmę przypisaną do kontaktu, ale większy kontekst jego działalności biznesowej.

8. Interaktywna mapa powiązanych podmiotów

Jednym z istotnych elementów rozwiązania jest analiza podmiotów powiązanych.

Na karcie BizRaport użytkownik może zobaczyć organizacje powiązane z analizowaną firmą wraz z informacjami takimi jak:

• nazwa,
• przychody,
• typ podmiotu,
• rodzaj relacji,
• numer KRS.

Lista nie jest jednak tylko statycznym raportem.

Z każdym znalezionym podmiotem można wejść w interakcję.

Jeśli firma istnieje już w HubSpot

System rozpoznaje istniejący rekord i pozwala użytkownikowi jednym kliknięciem otworzyć firmę bezpośrednio w HubSpot.

Nie trzeba kopiować nazwy firmy, NIP-u lub KRS-u i wyszukiwać jej ręcznie w CRM.

Jeśli firma istnieje, ale nie jest połączona z kontaktem

System może sprawdzić, czy znaleziony podmiot jest już powiązany z analizowanym kontaktem.

Jeżeli nie, użytkownik otrzymuje możliwość powiązania firmy z kontaktem bezpośrednio z poziomu panelu BizRaport.

Jeśli firmy nie ma jeszcze w HubSpot

Jeżeli podmiot powiązany nie istnieje jeszcze w CRM, można wybrać opcję „Dodaj do HubSpot”.

System tworzy wtedy nowy rekord firmy na podstawie zidentyfikowanego podmiotu i od razu pozwala kontynuować pracę z nim w CRM.
W efekcie analiza powiązań może rzeczywiście rozbudowywać strukturę CRM:

Kontakt
↓
firma główna
↓
podmioty powiązane
↓
kolejne firmy utworzone lub odnalezione w HubSpot

Zamiast otrzymać zwykłą listę powiązań, użytkownik dostaje interaktywną warstwę pozwalającą eksplorować strukturę biznesową bez opuszczania CRM.

Jak wygląda cały proces?

1. Kontakt znajduje się w HubSpot
Na początku możemy posiadać jedynie podstawowe informacje o osobie.

↓

2. Użytkownik klika „Analiza AI kontaktu”
Analiza uruchamiana jest bezpośrednio z rekordu kontaktu.

↓

3. System identyfikuje osobę
Sprawdza zgodność osoby z firmą, e-mailem, branżą i innymi publicznymi informacjami.

↓

4. Wykonywany jest research biznesowy
System wyszukuje brakujące informacje o kontakcie i firmie.

↓

5. Użytkownik wybiera dane do zapisania
Może porównać nowe informacje z obecnymi wartościami w CRM i zaznaczyć tylko te pola, które chce zaktualizować.

↓

6. System identyfikuje NIP firmy
NIP umożliwia przejście do kolejnego etapu wzbogacania danych.

↓

7. Firma jest odnajdywana lub tworzona w HubSpot
Jeżeli rekord jeszcze nie istnieje, można utworzyć go automatycznie i powiązać z kontaktem.

↓

8. Pobierane są dane z BizRaport
Firma zostaje wzbogacona o dane finansowe, właścicielskie i informacje o powiązaniach.

↓

9. Dane prezentowane są na dedykowanych kartach
Użytkownik może analizować firmę zarówno z rekordu firmy, jak i bezpośrednio z kontaktu.

↓

10. Można eksplorować powiązane podmioty
Dla każdego powiązanego podmiotu można przejść do istniejącej firmy, połączyć ją z kontaktem lub utworzyć nowy rekord w HubSpot.

Efekt

Proces, który wcześniej wymagał korzystania z kilku zewnętrznych narzędzi i ręcznego przepisywania informacji, został przeniesiony bezpośrednio do HubSpot.

Użytkownik może rozpocząć od sytuacji:

„Mam imię, nazwisko i nazwę firmy.”

A zakończyć z informacjami:

„Wiem, kim jest ta osoba, w jakiej firmie działa, jaka jest skala jej biznesu, jakie firma osiąga wyniki, kto jest jej właścicielem i z jakimi innymi podmiotami jest powiązana.”

Co więcej, zidentyfikowane firmy nie pozostają jedynie elementem raportu.

Można od razu przejść do ich rekordów, połączyć je z kontaktem albo utworzyć nowe firmy i rozwijać w ten sposób strukturę danych w HubSpot.

W efekcie CRM przestaje być tylko bazą danych, którą użytkownik musi ręcznie uzupełniać.

Staje się narzędziem, które pomaga znaleźć, zweryfikować, uporządkować i wykorzystać informacje biznesowe dokładnie tam, gdzie zespół pracuje na co dzień.